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Estrutura - Divisão de Materiais e Patrimônio
  Divisão de Materiais e Patrimônio

À Divisão de Materiais e Patrimônio compete:

 

I - coordenar os setores de compras e licitações, cadastros e contratos, almoxarifado e patrimônio;

II - dar suporte administrativo a todas as atividades desenvolvidas no âmbito dos diversos setores, diretorias e secretarias quanto à formalização dos pedidos de compras e abertura de licitações de serviços, materiais e equipamentos;

III - acompanhar as licitações, visando ao cumprimento das leis regentes;

IV - acompanhar as atividades desenvolvidas pela Comissão Permanente de Licitações e dos pregoeiros, nos processos de compras de materiais e equipamentos e na contratação da prestação de serviços;

V - coordenar o trâmite dos pedidos de reequilíbrio econômico-financeiro, reajuste de preços ou repactuações junto à Procuradoria Jurídica e aos fornecedores;

VI - atender às solicitações do Tribunal de Contas do Estado de São Paulo quanto às informações requisitadas e de obrigatoriedade legal;

VII - estabelecer normas para o controle das atividades relativas ao patrimônio móvel e imóvel;

VIII -  controlar as atividades do sistema do patrimônio do município;

IX - atualizar o cadastro dos bens patrimoniais, móveis e imóveis, de propriedade do município;

X - estabelecer normas e procedimentos, visando à racionalização dos materiais e patrimônio;

XI - acompanhar os processos relativos aos bens patrimoniais municipais;

XII - propor à Secretaria Municipal de Administração a alienação de bens inservíveis;

XIII - apresentar sugestões de aproveitamento de materiais para melhoria e racionalização dos mesmos;

XIV - supervisionar a distribuição racional do material requisitado, promovendo os cortes necessários dos pedidos de fornecimento, em função do consumo médio apurado, como suporte para a projeção de estoque vigente com a finalidade de evitar, sempre que possível, a demanda reprimida e a consequente ruptura de estoque;

XV -  supervisionar, coordenar e acompanhar as operações do almoxarifado;

XVI - prestar informações ao Secretário de Administração sobre ocorrências de desfalque ou desvio de materiais, bem como da prática de qualquer ato ilegal, ilegítimo ou antieconômico que resulte danos ao erário, para que seja instaurado o competente processo disciplinar administrativo;

XVII - o exercício de outras atividades afins.

 

Setor de Compras e Licitações:

I - preparar os expedientes referentes às aquisições de materiais, equipamentos e às prestações de serviços;

II - promover a recepção e análise das requisições, bem como proceder à verificação da descrição correta do objeto a ser adquirido ou contratado;

III - promover a cotação de preços, procedendo o seu respectivo registro;

IV - promover a preparação dos editais e dos processos licitatórios, bem como o expediente necessário para a abertura e julgamento das propostas recebidas para aquisição de materiais e serviços;

V - observar os devidos cuidados para que os processos licitatórios ocorram entre os princípios do procedimento formal, igualdade entre licitantes, publicidade dos atos, sigilo na apresentação de propostas e julgamento objetivo;

VI - promover a preparação dos editais entre as modalidades de concorrência, tomada de preços, convite, concurso, leilão e pregão, seguindo os princípios de legalidade e publicidade;

VII - orientar e coordenar as atividades inerentes à elaboração dos processos licitatórios, em sua fase interna, e encaminhar para a comissão permanente de licitações e comissão de pregão;

VIII - promover a instrução do processo de registro de preços de serviços, com base em levantamento de consumo, nos termos definidos no decreto relativo ao sistema de registro de preços, para procedimentos de licitação;

IX - promover a consolidação das informações relativas às estimativas, individual e total, de consumo, bem como a promoção da regularização junto ao setor requisitante das devidas adequações, com vistas à definição do projeto básico para atendimento aos requisitos legais e/ou de padronização;

X - recepcionar e encaminhar, aos setores requisitantes, as solicitações de troca de produtos e/ou marcas ofertadas pelos licitantes;

XI - promover a gestão das atas de registro de preços, controlando o fluxo de pedidos e de consumo do sistema de registro de preços, monitorando o seu uso;

XII - elaborar os processos de dispensa e inexigibilidade de licitação relacionados a compras de materiais, equipamentos e contratação de serviços e obras, bem como as alienações, observadas sempre as leis licitatórias em vigência; 

XIII - autorizar a emissão de empenhos;

XIV - promover o encaminhamento aos fornecedores das notas de empenho, oriundas dos procedimentos de compras desencadeados;

XV - arquivar os processos após o seu encerramento definitivo ou aquisição do total, ficando responsável pela sua guarda em arquivo próprio;

XVI - o exercício de outras atividades afins.

 

Setor de Cadastros e Contratos:

I -  promover a manutenção de cadastro atualizado de fornecedores;

II - receber e analisar os documentos apresentados pelo interessado no cadastramento;

III - elaborar as minutas dos contratos, termo de aditamentos e atas de registro de preços, com base no regulamento vigente;

IV - encaminhar as minutas dos contratos, termos de aditamentos e atas de registro de preços para aprovação da Procuradoria Jurídica e autorização da autoridade municipal;

V -  celebrar e assinar os contratos, e os atos decorrentes, quando cabíveis;

VI -  emitir empenhos decorrentes da celebração de contratos e termos de aditamentos;

VII - publicar o extrato do contrato, termos de aditamento e atas de registro de preços no jornal oficial do município;

VIII - encaminhar cópias dos contratos, termos de aditamentos e atas de registro de preços ao responsável pela gestão de contratos, convênios, parcerias e atas de registro de preços;

IX - aplicação de penalidades e registro em controle específico, divulgando internamente e externamente as penalidades aplicadas;

X -  distribuir cópias dos contratos e termos de aditamentos e anexos, à secretaria interessada e ao licitante vencedor;

XI - promover a instrução de todos os processos de sanções advindos do descumprimento de cláusulas contratuais, quando comunicadas pelo gestor do contrato as irregularidades apontadas;

XII - notificar os contratados dos processos de sanções, garantindo o devido processo legal;

XIII - aplicar as sanções motivadas pela inexecução total e parcial do ajuste, ou pelo atraso injustificado, bem como rescindi-los, quando for o caso;

XIV - promover adequações nas atas, para melhor adequação às finalidades de interesse público;

XV - disponibilizar, para consulta pública, no site oficial do município, todas as atas de registro de preços elaboradas, bem como as instruções relativas à sua utilização;

XVI -  publicar trimestralmente, no jornal oficial do município, os preços registrados, a fim de aferir sua compatibilidade com os praticados no mercado;

XVII - manter as secretarias municipais informadas e documentadas com cópias de contratos de serviços terceirizados;

XVIII- o exercício de outras atividades afins.

 

Setor de Almoxarifado:

I - receber os materiais adquiridos de fornecedores, requisitados pelo órgão central, e armazená-los em local seguro e apropriado;

II - zelar pela guarda e conservação dos materiais;

III - controlar os materiais, através do sistema informatizado, assegurando as ações necessárias à sua operacionalização e aperfeiçoamento;

IV - controlar a distribuição racional do material requisitado;

V -  classificar e cadastrar os materiais de consumo no sistema de informática, alimentando-o com as informações constantes das notas fiscais e autorizações de fornecimento;

VI - promover a liberação dos bens permanentes somente após a autorização do setor de patrimônio;

VII - realizar a contagem física dos materiais;

VIII - manter atualizados os registros de entrada e saída de materiais em estoque;

IX - manter contato direto com o responsável pelas compras e a unidade administrativa requisitante, para planejamento do recebimento de materiais;

X - comunicar aos responsáveis das unidades requisitantes a chegada dos materiais requisitados, bem como a retirada dos mesmos;

XI -  fornecer lista de materiais em falta no almoxarifado ao setor responsável pelas compras;

XII - zelar pela boa conservação do material armazenado, assim como pelas estruturas de armazenagem do almoxarifado;

XIII - promover o fechamento diário de todos os materiais que tiverem rotatividade;

XIV - supervisionar os locais de armazenamento, permanentemente, no que se refere à limpeza, iluminação e segurança;

XV - manter um adequado sistema de vigilância, alarme contra furto, roubo, incêndio e inundação;

XVI -  promover a entrega de material somente com a exibição da respectiva requisição;

XVII -  recepcionar os materiais somente se os mesmos estiverem de acordo com a ordem de compra;

XVIII - diligenciar para que o material não seja retirado do setor de almoxarifado, sem o registro no respectivo sistema;

XIX - encaminhar as notas fiscais para o setor de empenho, para fins de pagamento;

XX - encaminhar o balancete mensal à área de contabilidade;

XXI - o exercício de outras atividades afins.

 

Setor de Patrimônio:

I -  promover   o controle quantitativo e qualitativo dos bens públicos;

II - registrar a entrada, atualização, movimentação e saída de bens do acervo patrimonial;

III - cadastrar os bens móveis, através de etiquetas ou outro meio equivalente, contendo o número de registro patrimonial;

IV - controlar os processos de permissão de uso, comodato de bens móveis e imóveis;

V - promover a atualização dos dados no sistema e emissão do termo de responsabilidade, identificando os bens por unidade administrativa, assim como o responsável por estes bens;

VI - elaborar termo de transferência, para registro e controle dos deslocamentos definitivos, ou temporários, dos bens entre as unidades administrativas municipais;

VII - elaborar termo de doação, para formalização das doações de bens que são realizadas pela Prefeitura, tendo sempre como recebedoras instituições filantrópicas ou organizações sem fins lucrativos;

VIII - elaborar termo de vistoria de veículos, para fins de apuração do estado físico dos mesmos, devendo ser emitido sempre que houver inventário ou movimentação de veículo;

IX - elaborar termo de conclusão de inventário, que tem por finalidade apresentar todos os bens que estão sob a guarda de cada unidade administrativa, através da identificação física destes, com seus respectivos valores monetários;

X - elaborar termo de baixa para emissão de baixa de bens, em caso da baixa por inutilização, extravio, furto, roubo, ou qualquer outro tipo de baixa que fomente a instrução processual;

XI - utilizar-se de um sistema eletrônico de patrimônio para registro e controle dos bens patrimoniais, tendo como principais funcionalidades as movimentações e baixa de bens, por alienações e doações, dentre outras, para maior segurança à prestação de informações sobre o acervo existente;

XII - promover a manutenção do seguro dos bens móveis e imóveis;

XIII - emitir relatório relacionando todos os bens não localizados, inclusive os furtados, para as providências de abertura de processos administrativos ou sindicâncias;

XIV - encaminhar os bens obsoletos ou inservíveis para o depósito da administração do município; 

XV -  manter atualizadas as informações, de forma que no mês de dezembro esteja concluído o inventário do município;

XVI - organizar e manter arquivo contendo: croquis, plantas, memoriais descritivos, laudos de avaliação, empenhos, ordens de pagamento, certidões, fotografias e outros documentos pertinentes;

XVII -  proibir, durante a realização do inventário, toda e qualquer movimentação física dos bens localizados nas unidades administrativas, exceto mediante autorização do setor de patrimônio;

XVIII - promover a conclusão do inventário geral;

XIX - promover a disponibilidade do relatório da carga patrimonial para disponibilização ao Tribunal de Contas do Estado de São Paulo – TCE/SP;

XX - atender às instruções e requisições do Tribunal de Contas do Estado de São Paulo-TCE/SP, dentro de sua área de trabalho; 

XXI -  o exercício de outras atividades afins.


 
 

 

 

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